ワークフローをシステム化したものの…

自社に導入するワークフローシステムを評価・選定は、主に情報システム部門が行います。評価選定は慎重に行われていますが、導入後、このようなお悩みを抱えているようです。

様々な立場の社員からのクレーム、情シスならではのお悩みがあるようです。そこでお悩みを分類しますと4つに分類できます。
こんな声が!
せっかく紙からシステム化ができたのに、誤入力が中々なくならない。同じようなデータを意味もわからず、入力をさせられる
こんな声が!
ちょっとした組織変更でワークフロー設定を色々変更しないといけない。設定の不具合を修正するのに修正方法がわかりづらい。
こんな声が!
マスタデータ同士のヒモ付や一括登録ができなくて登録・変更に手間が掛かる。IP アドレス制限変更やシステム稼働状況をベンダにいちいち依頼・確認しなければならず、面倒だ。
こんな声が!
自社運用(オンプレミス型システム)だと、人件費やインフラの維持費が高くつく。クラウドサービスを利用しても色々オプションが必要になり、結局、年間費用が高くなる。

選定のポイントとは?

4つの課題に対応できるワークフローシステムの選定ポイントとメリットは、以下の4点にまとめられます。
以上の4つのポイントがリプレース決定のポイントとなります。
現実的な検討として選定対象のワークフローシステムが4つのポイントをバランスの良い形で満たせていることが重要です。4つのポイントで実証実験やお試し利用、ベンダーからの情報・提案を評価することにより、検討されている企業にマッチしたワークフローシステムの選定が正しく・効率的に進みます。

選定ポイントを Questetra で見てみる

選定ポイントに沿った具体的な機能やサービスはどのようなものになるのでしょうか?試しに、各ポイントをクラウド型ワークフローである Questetra BPM Suite で評価してみましょう。

検討ポイントその1:業務効率を向上


スムーズに業務を進めたい!
(利用者の声)
データ入力効率の良さ
こんな声に応えられる
  • 度重なる入力誤りを解消したい!
  • データ入力を直感的に行いたい!
  • 過去の入力内容を再利用したい!
業務データ共有の容易さ
こんな声に応えられる
  • 業務データの共有メールを楽に作って送りたい!
  • ツライ大量のデータのコピー&ペーストをなくしたい!
  • データの手動加工による誤記をなくしたい!

検討ポイントその2:使い勝手の良いシステム


ワークフロー設定/管理をカンタンに行いたい!
(業務管理者)
柔軟でカンタンなフロー設定
こんな声に応えられる
  • 見やすく・簡単操作でフロー設計を可能に!
  • 複雑なフロー分岐条件を設定のみで可能に!
  • 複雑な業務ルールを設計可能に!
業務進捗管理/分析をカンタン設定
こんな声に応えられる
  • 滞留状況をひと目でチェックしたい!
  • 業務成果をリアルタムにチェックしたい!
  • 業務データをカンタン集計したい!

検討ポイントその3:システム運用をカンタンに!


運用設定・監視をカンタンに行いたい!
(情報システム部門の声)

柔軟な組織改編・人事異動対応
こんな声に応えられる
  • 組織変更で影響を受けないワークフローの設計を可能に
  • ロール(権限)を用いたフロー設計を可能に
  • ユーザ・組織情報を一括で更新
利用状況の監視・監査可能
こんな声に応えられる
  • システム稼働状況をわかりやすいビューで監視したい
  • いつでもユーザ詳細利用状況ログを閲覧したい
  • システム監査に耐えうるログで監視したい

検討ポイントその4:標準サービスで満足のいく保守・運用


保守・運用費用をリーズナブルにしたい!
(情報システム部門の声)

(標準サービス内で)
セキュアで満足できる可用性
こんな声に応えられる
  • 標準サービス内で自由に IP アドレス制限設定を行いたい!
  • 標準サービス内でシングルサインオン(SAML2.0仕様)によるセキュアログインを構築したい!
  • 稼働率99.9%以上の高い可用性のシステムで運用したい!
(標準サービス内で)
確実なバージョンアップ・万全なバックアップ
こんな声に応えられる
  • 機能追加・セキュリティパッチ等の保守を定期的な自動バージョンアップで実施
  • 万全な日次バックアップ体制が欲しい
  • 事前にバージョンアップ詳細内容を知りたい

さらなる絞り込みが必要な場合

4つの検討ポイントで評価を行い、一定の基準での選定は可能と考えます。しかし、数システムまで絞り込みを行ったものの、さらなる絞り込みを必要とする場合もあります。その際には

  • ワークフローシステムの拡張性
  • 利用実績

がポイントになるでしょう。

さらなる絞り込みポイント:拡張性

近年、ワークフローシステムへの要求は、増す一方です。また、その要求は予測できるもの、できないものがあります。試用版を用い、サンプル業務でワークフローを動かし拡張機能や拡張性能を具体的に評価するとよいでしょう。それでは Questetra での拡張性を例に見てみましょう。
外部システム APIに
楽々接続可能

フローに連携処理を
カンタン組込可能

外部システムのマスタを
簡単取込・活用可能

例えば、CRM/SFA で広く利用されている Salesforce との連携も比較的容易に実現できます。
<(Salesforce 連携)見積情報自動連携の実現例>

さらなる絞り込みポイント:ご利用事例

利用事例を元に自社利用の適用性を評価することでさらなる絞り込みが可能になります。ポイントは、以下となります。

  • 利用企業は、どのような業務で利用しているか?
  • 利用企業は、どのようなメリットを享受しているか?

Questetra の利用事例を参考に見てみましょう。

アビームシステムズ株式会社
アビームシステムズ株式会社
稟議申請業務の処理速度向上を実現

  • 30種の紙による申請を廃止
  • 二重承認を回避し、承認工程を楽に
  • 入力フォームの装飾で操作省力化
三菱鉛筆株式会社
三菱鉛筆株式会社
Notes ワークフローからのシステム移行

  • 複数の役員による同時審査フローを実現
  • Notes からの移行作業を内製で実現
  • 少人数試運転から全社員800人利用へ早期展開
株式会社ハウスドゥ
株式会社ハウスドゥ
決裁ルールが自然と守られる環境を構築

  • 外部監査にも対応できる稟議プラットフォームの構築
  • グループウェア付属のワークフローシステムから本格ワークフローシステムへ再構築
  • 社内スタッフによるシステムメンテナンスを可能に
サイバートラスト株式会社
サイバートラスト株式会社
8年に渡り、社内全業務で利用

  • 「申請系」業務から、個別部門業務も取り込み
  • 震災発生時にも安定利用
  • 70種の多種に渡る業務全てで利用

システムベンダーならではの選定支援

リプレースにおける重要な4ポイントとさらなる絞り込みのポイントを説明してきました。ポイントを抑えて選定を行えば、期待に応えてくれるシステムの導入ができると考えております。昨今では、各ワークフローシステムベンダーでそれぞれ特徴のある選定支援を行っています。クエステトラで申しますと、具体的な評価を支援するスタータープランや経験豊富なパートナーのご紹介が可能です。より確実な評価を行う為にご活用ください。

無料で評価が可能なスタータープラン

お申し込み後、即時無料利用可能です。(Questetra ならではの特徴)
お申込み方法

【3分でお申込み完了!】

お試し利用費用

【不要!】

IP アドレス制限設定費用

【不要!】

スマホ対応費用

【不要!】

経験豊富なクエステトラパートナー

  • システムの機能理解を早期に行いたい!
  • きめ細やかな技術支援を受けたい!
  • 連携を含めたワークフローの構築を相談したい!

上記のご要望がある場合は、相談可能な「Questetra 認定パートナー」をご紹介致します。一般的なご利用相談を含めてご支援が可能です。

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